Fazer ou não fazer ?
Um assunto importante quando se trata de transparência administrativa e cumprimento da lei estipulada pelo Código Civil brasileiro, é a contabilidade para condomínios. Com essa lei, o síndico é o responsável pela prestação de contas em assembleia geral. Entretanto, será o serviço de um contador para cumprir com essa obrigação? Para um melhor entendimento, os próximos tópicos vão fazer você entender exatamente quais as obrigações do síndico, o que deve constar na prestação de contas e como um contador pode ajudar nesse processo.
Obrigações do síndico na prestação de contas do condomínio
Primeiro, deve-se saber que não existe nada na legislação ou em normas contábeis que obriguem os condomínios a contratar um contador. Mas, como a prestação de contas é obrigatória, é preciso que o síndico tenha um mínimo conhecimento técnico se deseja fazer isso por conta própria. Fazendo um balancete completo, os documentos são obrigatórios e é responsabilidade do síndico estar de posse deles. Caso o síndico falhe ao prestar contas ou seja contatado através de auditoria que existe distorção nos números apresentados , ele incorre no risco de ser processado pelos condôminos. Por isso, é uma grande responsabilidade estar em dia com toda a documentação, porque a qualquer momento um condômino pode exigir verificar a prestação de contas mensal, por exemplo.
Documentos exigidos em uma prestação de contas de um condomínio:
Prestação de contas mensal e anual (Demonstração Contábil);
Elaboração realista dos orçamentos;
Guias de recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS;
Boletos bancários das taxas de condomínio, normais e extras;
Controle de obrigação trabalhista: livro próprio para registros de empregado, rescisões de contrato, atualização da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
Administração do condomínio com a contratação de um contador
Em muitos dos casos, os síndicos são escolhidos por gostar de lidar com as obrigações do condomínio, terem boa relação com os condôminos, morarem no edifício a muito tempo ou terem sido eleitos em votação aberta. Independente dos casos, não necessariamente isso implica em conhecimento contábil, o que pode gerar problemas na hora de prestação de contas, parte da responsabilidade de um síndico. Entretanto, a menos que o síndico realmente tenha habilidade com a prestação de contas e facilidade para analisar, interpretar e compartilhar todos os documentos obrigatórios, o mais prudente é a contratação de um contador para auxiliar na prestação das contas.
O condomínio optando por contratar um contador, esse investimento é compartilhado com todos os condôminos e incluído nas despesas mensais. O síndico continua exercendo sua função e fiscalizando o trabalho do contador, assim, a chance de falhas, erros ou despesas desnecessárias diminui bruscamente. Com isso, o síndico continua sendo responsável por apresentar os documentos aos condôminos, entretanto, agora conta com o auxílio do profissional e orientação sobre como proceder com a documentação do condomínio. Para contratar um profissional contábil, a decisão deve ser aprovada em assembleia. Assim, a prestação de contas passa a ser terceirizada e fica a cargo do síndico a mediação com o profissional e o repasse de todos os documentos elaborados pelo contador para os condôminos.
Caso o condomínio aprove a contratação de um contador, a contabilidade segue as mesmas normas e princípios contáveis aplicados a todas as entidades sem fins lucrativos (assistências, filantrópicas, partidos políticos, etc). Com a escrituração contábil regular, as operações realizadas pelo condomínio e toda a documentação suporte serão cobradas e checadas pelo contador, o que garante quase 100% a eliminação de erros ou fraudes, como por exemplo, a falta de pagamento de fornecedores, omissão do recolhimento de guias de tributos, documentos fiscais inidôneos e tudo que é classificado como fora da lei. Todas as peças contáveis passam a ser assinadas por um profissional contábil habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região.
